Vous êtes freelance, et en tant qu’indépendant, il faut gérer par vous-mêmes vos factures…
Oui, mais… Comment rédiger une facture sans oublier les mentions obligatoires ?
Et surtout, comment facturer vos clients sans faire une erreur qui pourrait se retourner contre vous ?
Voici un petit tour d’horizon sur la question…
1. Qu’est-ce qu’une facture ?
Vous êtes une société, une association ou une micro-entreprise ? Si vous vendez une marchandise ou que vous effectuez une prestation de services, la réalisation d’une facture pour votre client est une obligation légale !
La facture est un document officiel (commercial, comptable, fiscale et juridique), établie en deux exemplaires, et qui mentionne la nature, la quantité et les conditions d’un achat.
Une fois votre mission terminée, il est temps d’envoyer cette « preuve juridique » à votre client ! Et pour que celle-ci soit règlementaire, il faut absolument que certaines mentions y soient notifiées…
Attention : cette facture devra être conservée 10 ans à compter de la clôture de l’exercice. Attention au redressement fiscal en cas d’erreur !
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2. Votre mode de calcul
Vous pouvez facturer votre client selon deux méthodes. A vous de choisir celle qui répond le mieux au type de prestation à effectuer :
Au forfait
Pour des missions ponctuelles ou pour réaliser un livrable (site web, article…), le forfait est tout indiqué. En tant que professionnel, vous connaissez le temps de travail qu’il vous faut pour réaliser un projet, quel qu’il soit.
Pour votre devis, estimez précisément le temps nécessaire pour finaliser ce livrable – sans oublier d’y inclure le temps de correction et de modification – et cernez parfaitement les besoins de votre client pour ne pas avoir de mauvaise surprise.
pour chiffrer votre projet, multipliez votre taux horaire (ou journalier) par le nombre d’heures nécessaires à sa finalisation.
Taux horaire
Grâce à un contrat signé avec votre client, le taux journalier (TJM) s’applique sur un laps de temps pré-établi. En vendant votre temps de travail, vous mettez votre expertise au service d’une mission dont vous ne pouvez pas estimer la durée.
Si la mission est chronophage, prévenez votre client du dépassement de la durée prévue initialement lors de la signature du contrat.
Vous pouvez calculer votre taux horaire sur ce simulateur
3. Numérotation des factures
Vos factures, numérotées par ordre chronologique, doivent se suivre obligatoirement. Elles comportent un numéro unique composé selon deux types de numérotation :
- Séquentielle simple : 1, 2, 3, 4…
- Séquentielle préfixée : avec l’année et le mois – si vous le souhaitez – en cours. Exemple : 2020-10-01
Il est interdit de supprimer une facture ou de la modifier. Un avoir doit être établi en cas d’erreur (facture négative).
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4. Les mentions obligatoires
Si certaines mentions sont omises sur la facture, vous pouvez avoir une amende…
Facture
- Mention « facture »,
- Son numéro,
- Date d’émission de la facture et date de la prestation de service (livraison ou fin de mission),
- Date limite de paiement (la mention « paiement comptant à réception de la facture » est tolérée),
- Taux de pénalités de retard et frais de recouvrement (pour un client professionnel) en cas de retard de paiement. Pour ce dernier cas, mentionnez « En cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 € ».
Votre identité de freelance
- Nom et/ou dénomination sociale de votre établissement,
- Numéro de téléphone, mail,
- Adresse du siège de votre entreprise, numéro de SIREN / SIRET,
- Situation vis-à-vis du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). En tant que micro-entreprise, indiquez : « Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) »,
- Mention de votre assurance professionnelle.
Identité du client
- L’identité et/ou la raison sociale,
- Son adresse complète,
- Numéro d’identification à la TVA.
Désignation des prestations et montant
- Désignation et nombre des produits / des prestations effectuées ou nombre d’heures / de jours,
- Mettre une prestation ou un produit par ligne : quantité, prix unitaire hors TVA, référence, intitulé,
- Le montant total HT,
- En tant qu’auto-entrepreneur, mentionnez « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »,
- Si réduction de prix, indiquez-la par ligne de produits concernés,
- Si paiement anticipé, notez le taux de réduction. Dans le cas contraire, mentionnez sur la facture « Pas d’escompte pour règlement anticipé »
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5. Comment établir votre facture ?
Depuis le 1er janvier 2018, les freelances doivent établir leur facturation via un logiciel de facturation agréé, sécurisé et certifié antifraude.
Pour vous faciliter la vie, choisissez une solution de facturation en ligne gratuite avec Facture.net. Cet outil de facturation permet d’éditer rapidement et simplement vos factures et devis.
Les factures sont listées par dates, clients et mots-clés ce qui vous permet de les retrouver en un seul clic. De plus, vous pouvez suivre l’évolution de votre CA grâce à la précision d’un dashboard.
Enfin, vos factures sont éditées dans le format de votre choix (PDF, CSV, Excel ou JSON).
En tant que freelance, sous le régime social de la micro-entreprise, vous devez tenir un livre de recettes via un logiciel de comptabilité (les écritures ne peuvent être modifiées une fois inscrites). Notez sur ce document les factures émises avec mention du montant et numéro de la facture.
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