Par mail ou par lettre manuscrite, il est important de bien respecter les formules de politesse. Cela vous permet de nombreuses choses. Tout d’abord, vous pouvez transmettre votre propos de façon plus simple et claire.
Mais aussi, cela vous permet de garantir et démontrer votre sérieux et vos connaissances sur la structuration d’un message.
En fonction des personnes, cela doit toutefois être modifié et adapté. Si vous ne savez pas comment adapter les formules de politesse en fonction de votre interlocuteur, cet article pourra vous être utile et vous donner toutes les clés pour trouver la formule de politesse adaptée.
Comment savoir s’il faut adapter sa formule de politesse ?
Il est important de savoir s’il faut adapter sa formule de politesse. Souvent, cette dernière évolue en fonction de votre interlocuteur et de l’objet de votre demande. On peut alors distinguer plusieurs cadres dans lesquels la formule de politesse doit être changée. En voici maintenant quelques exemples :
- Le cadre personnel
- Le cadre professionnel
- Les candidatures
- Les mails ou lettres pour les administrations
Avec toutes les catégories présentées ci-dessus, il est simple de catégoriser les formules de politesse qu’il faudra alors adapter en fonction.
Comment structurer un mail ou une lettre ?
Globalement, la structure d’un mail reste assez similaire peu importe la personne à qui vous vous vous adressez, il faut toujours commencer par saluer votre interlocuteur. Par la suite, vous annoncerez la raison pour laquelle vous contactez cette personne, puis enfin, vous pourrez alors le saluer et signer.
En fonction des personnes à qui vous parlez, il conviendra alors uniquement d’adapter les expressions et formules de politesse, mais la structure de l’écrit reste semblable.
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Comment commencer mon mail dans le cadre professionnel ?
Saluer dans le cadre professionnel peut parfois être assez délicat. De plus, les formulations évoluent en fonction de si vous vous adressez à un ou plusieurs de vos collègues ou bien à votre responsable. Voici quelques exemples de salutations possibles :
- Cher collègue
- Madame
- Monsieur le Directeur
- Mesdames, Messieurs
- Le prénom de votre collègue
Il faudra alors adapter vos salutations selon plusieurs critères. Si par exemple, vous vous adressez à votre dirigeant, vous n’emploierez probablement pas les mêmes formules de politesse qu’avec votre collègue.
Comment terminer mon mail ou ma lettre ?
En fonction du contexte, vous n’allez pas saluer votre interlocuteur de la même façon. Qu’il s’agisse du cadre personnel ou professionnel, il y aura forcément des différences dans vos formules de politesse.
Afin de trouver celle qui correspond à votre interlocuteur, vous devez évaluer son statut professionnel et aussi, si vous vous connaissez bien. Évidemment, vous n’allez pas aller vouvoyer votre collègue de bureau si habituellement vous vous tutoyé, mais il faudra donc trouver le juste milieu avec tout cela.
Toutefois, peu importe si vous vous connaissez bien ou qu’il s’agisse de votre manager, vous aurez besoin de trouver une formule de politesse permettant de clore votre écrit. Le terme « cordialement » est très fréquemment employé et peut être idéal dans votre cas.
Si vous connaissez la personne à qui vous écrivez ou qu’il s’agit quelqu’un de proche comme un membre de votre famille, vous pouvez vous permettre un peu plus de relâchement. Employer le terme « Bises » ou « Bisous » ne sera alors pas choquant pour un mail à votre frère par exemple.
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Comment faire dans une lettre de motivation ?
Dans une lettre de motivation, il va tout d’abord être important de respecter les codes de la lettre. Dans un second temps, il n’est pas rare de voir des formules de salutations comme « Je vous adresse mes salutations les plus distinguées ». Cela permet de prendre congé de façon polie et adaptée.
Il existe de nombreuses formulations de politesse qui vont vous permettre de proposer à votre interlocuteur la plus adaptée. Parfois, il est important de conserver un langage soutenu, c’est par exemple le cas pour une lettre de motivation.
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