Rédiger un appel d’offres n’est pas un exercice facile.
Si vous en faites un, c’est que vous avez une demande précise à formuler. Il faut donc être concis et efficace pour ne pas être débordé par des réponses qui ne concernent pas votre demande.
Alors suivez nos conseils ou faites appel à un rédacteur professionnel pour la rédaction de votre appel d’offres !
Pourquoi rédiger un appel d’offres ?
Un appel d’offres – ou RFP (Request For Proposal) – est généralement rédigé par un commanditaire ou maître d’ouvrage pour dénicher le soumissionnaire ou fournisseur idéal à un prix compétitif. Cette procédure doit être effectuée avec rigueur car elle permet de trouver le fournisseur ou prestataire qui saura vous satisfaire pleinement dans l’élaboration de votre projet (prestation de travaux, fournitures ou services).
Le fait de mettre en concurrence plusieurs fournisseurs vous permettra d’obtenir la meilleure offre. En retour, plusieurs sociétés vous feront des propositions : attention à ne pas vous laisser déborder par toutes ces réponses. Pour ce faire, il est essentiel de suivre une certaine stratégie quant à la rédaction de ce document clé !
la formulation détaillée de vos besoins permet de recevoir des propositions qualitatives et chiffrées selon votre budget. Ceci est important pour ne pas perdre de temps à choisir un fournisseur.
Les différentes étapes de rédaction d’un appel d’offres
Rédiger un appel d’offres ne s’improvise pas. Il faut suivre une structure précise avec des éléments mûrement réfléchis : une introduction, des exigences spécifiques (taille, capacité et autres fonctions), des critères de sélection (avec critères éventuels de notation), des échéanciers avec délais de livraison et une description du processus (de l’envoi de l’appel d’offres au travail achevé).
1. En amont de l’appel d’offres, effectuer la phase de recherche
Pour rédiger un appel d’offres efficace, basez-vous sur une étude de marché rigoureuse et sur l’identification précise de vos besoins. Faites une présélection, en amont, des fournisseurs susceptibles de vous satisfaire.
Le sourcing peut se faire en interne (fournisseurs ou personnes ayant déjà travaillé pour vous), internet (annuaires spécialisés ou moteur de recherche), associations, presse spécialisée, foire et salon professionnel.
2. Communiquer des informations précises sur votre entreprise
En tant que commanditaire de l’appel d’offres, vous devez vous définir avec précision pour que vos futurs fournisseurs puissent identifier la nature de vos services. Expliquer clairement qui vous êtes en tant qu’acheteur :
- Votre statut et vos dirigeants,
- Votre capacité pour réaliser le projet,
- Vos réalisations,
- Vos finances,
- Vos conditions de paiement.
Vous recherchez un fournisseur qui deviendra aussi votre partenaire dans votre projet, à vous de le rassurer.
Soyez professionnel ! Définissez vos critères avec précision : qualité, marketing, recherche et développement, production, etc. Cela vous aidera lors des négociations avec le fournisseur.
3. Définir l’objet de votre demande
Quel est le sujet de votre document commercial ? Résumez en quelques lignes les caractéristiques essentielles de votre requête et l’échéance de celle-ci. Plus vous serez transparent sur votre demande, plus vous recevrez des offres qui correspondent à vos attentes.
Notre conseil : précisez les dates limites pour y répondre et celle à laquelle votre choix sera effectué.
4. Expliciter en détail vos exigences
Plus vous serez précis sur vos exigences, plus vous recevrez des réponses ciblées de la part des fournisseurs.
Ces précisions vous permettent de faire plus rapidement le tri et de ne pas perdre un temps précieux à répondre à toutes les réponses éventuelles :
- Précisez les raisons de cet appel d’offres
- Explicitez les conditions
- Le tarif
- Le volume et les quantités
- La date de livraison
5. Établir les critères de sélection
Parfois, il est important de préciser les critères de votre sélection : zone géographique (région, pays, Europe, international), taille, critères sociaux ou idéologiques, etc.
Soyez aussi pratique et explicitez comment le processus va se dérouler. À contrario, attention à ne pas avoir des critères trop difficiles ce qui pourraient décourager d’éventuels bons fournisseurs.
6. Lancer votre appel d’offre
Vous pouvez lancer votre appel d’offres selon deux méthodes :
- Diffusez publiquement un avis de projet de marché via le service électronique d’appel d’offres du gouvernement sur la plateforme de l’état.
- Adressez votre appel d’offres directement aux entreprises qui sont inscrites dans une liste spécifique ou via des journaux professionnels. Pour ce faire, vous pouvez opter pour le mail ou le fax.
N’oubliez pas de mettre :
- Description de la société,
- Description du contexte de l’appel d’offres,
- L’invitation aux réunions d’information,
- Plan d’accès,
- Cahier des charges
- Prestations attendues,
- Volume et quantité,
- Date de livraison,
- Règles pour effectuer le choix,
- Deadline pour y répondre,
- Grille de cotation,
- Le référent (à qui le prestataire doit adresser ses questions).
- L’échéancier avec les dates clés du processus
- Formulaire d’accusé de réception.
Et n’oubliez pas : plus vous suivrez une structure précise pour rédiger votre appel d’offres, moins vous perdrez d’énergie lors du dépouillement des réponses !
Notre astuce pour rédiger un appel d’offres
Vous le voyez, la rédaction d’un appel d’offres est un processus qui nécessite une certaine préparation. Vous pouvez tout à fait préparer les éléments clés de votre appel d’offres sous forme de liste. Demandez ensuite à un rédacteur professionnel de le rédiger pour vous en passant une commande sur Redacteur.com !
Sur Redacteur.com, vous trouverez de nombreux rédacteurs indépendants capables de rédiger un appel d’offres en suivant votre brief. Passez commande en ligne ou demandez un devis pour la rédaction de votre appel d’offres pour vous faire accompagner dans l’élaboration de votre brief et dans le choix du rédacteur.
