Un business case ou étude d’opportunité en français est un document indispensable pour tous les porteurs de projets.
Quel que soit votre objectif : lancer un nouveau produit ou encore réaliser un investissement conséquent, un business case bien structuré permettra d’étudier la pertinence de votre projet afin de prendre la bonne décision.
Bien qu’il n’y ait pas de scénario préétablit pour sa rédaction, voici les 6 étapes à suivre pour rédiger un business case efficace ainsi qu’un plan d’opportunité pertinent.
Business case, business plan ou charte de projet ?
Avant de commencer les étapes de la rédaction de votre business case, il est important de bien saisir toutes les nuances entre les différents documents de planification de projet :
Le business case
L’étude d’opportunité détermine la faisabilité d’un projet en exposant les avantages financiers et non financiers, les coûts et les risques d’un tel projet pour l’entreprise.
L’objectif du document est de justifier un tel investissement, qui peut être en argent, mais aussi en temps, auprès de sa hiérarchie.
Il répond à quatre questions :
- Quoi ?
- Pourquoi ?
- Qui ?
- Combien ?
Le business plan
À la différence du business case, le business plan (ou plan stratégique) est rédigé lors de la création de l’entreprise.
Il trace les grandes lignes de la stratégie commerciale ainsi que les moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs de l’entreprise.
La charte de projet
La charte de projet est quant à elle similaire au business case. Mais si ce dernier porte sur un projet conséquent, la charte de projet est plus adaptée aux projets dont la portée est plus réduite.
Pourquoi rédiger un business case ?
La rédaction d’un plan d’opportunité, qui peut prendre la forme d’un fichier PDF, d’un imprimé, d’une présentation ou d’une vidéo, va vous permettre de convaincre votre auditoire.
À condition qu’il réponde à ses quatre questions de base avec pertinence :
- Quoi: en quoi consiste-t-il ? Quel produit, activité ou processus de l’entreprise sont concernés ?
- Pourquoi: qu’est ce que votre projet va apporter de plus à l’entreprise ? Quels sont ses objectifs, ses enjeux et ses bénéfices ?
- Qui: qui est le porteur du projet ? Y a-t-il un chef de projet ? À quels prestataires extérieurs allez-vous faire appel ? Quelle est l’équipe qui va s’occuper de sa réalisation et en quoi est-ce la meilleure ?
- Combien: quel est le coût estimé de votre projet ? Quels sont les bénéfices attendus ?
Rédiger un business case efficace en 5 étapes
L’intérêt d’un business case n’est pas uniquement de donner des chiffres et des faits. Il doit avant tout expliquer le bien-fondé du projet pour l’entreprise.
Soyez clair et concis et ne cherchez pas à utiliser des termes trop techniques, certains décideurs ne sont pas des spécialistes.
Le plus important est de faire ressortir la valeur de votre projet avec des objectifs clairs.
1. Rassemblez toutes vos informations
Avant de commencer votre rédaction, regroupez toutes les informations nécessaires et demandez l’avis des membres de votre équipe et des parties prenantes.
L’idéal est de faire collaborer différentes équipes : vous pourrez avoir besoin de l’équipe financière pour évaluer le budget, mais aussi de l’équipe marketing si votre projet est d’améliorer les performances un produit.
2. Prenez le temps de rédiger votre business case
Contrairement à une charte de projet, un business case représente un projet conséquent et donc un investissement important pour votre entreprise.
Il serait dommage que votre travail de recherche soit refusé une fois fini !
Mettez toutes les chances de votre côté et n’hésitez pas à demander régulièrement l’avis auprès du sponsor du projet ou d’un membre de la direction dont vous êtes proche.
L’intérêt est de vous assurer leur approbation et sa validation à terme.
3. Gardez la synthèse pour la fin !
Bien que la synthèse soit la première partie de votre plan de rédaction, elle rassemble et synthétise toutes les informations clés de votre projet. Elle est donc à rédiger en dernier !
4. Faites relire votre planification de projet
Relisez et faites relire votre business case régulièrement. Il arrive souvent qu’après avoir analysé certains points, vous devrez revenir en arrière pour modifier ou peaufiner les précédents.
5. Suivez la méthode SMART
La méthode SMART va vous permettre de rester concentré sur des objectifs réalistes. En d’autres termes, vos objectifs doivent être :
- Spécifiques: c’est-à-dire que votre projet doit clairement défini et vos équipes clairement identifiées.
- Mesurables: c’est à dire quantifiables ou que l’on puisse qualifier.
- Atteignables: c’est-à-dire réalisables. Si ce n’est pas le cas, il est préférable d’opter pour des objectifs moins ambitieux.
- Réalistes: il s’agit ici d’évaluer la pertinence de vos objectifs.
- Temporels: c’est à dire qui a une date butoir. Concrètement, votre projet doit être rentable à une date définie dans votre note d’opportunité.
6. Présenter votre projet efficacement
L’idéal est d’envoyer votre business case aux parties prenantes avant la réunion de présentation. Elles auront eu le temps de le parcourir à tête reposée. Lors de la présentation :
- Captivez votre auditoire en présentant votre projet le plus clairement possible.
- Créez un lien émotionnel avec votre public.
- Commencez par l’essentiel afin de convaincre vos interlocuteurs que votre projet est indispensable pour l’entreprise ou votre département.
- Abordez les points d’inquiétude pour rassurer les parties prenantes.
- Anticipez les questions pour ne pas être démuni.
- Ne lisez pas votre projet, mais rendez-le vivant en regardant votre public.
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Le plan de votre business case
Bien sûr, chaque plan peut être différent selon le projet présenté, mais une structure de plan efficace doit au moins comporter les points suivants :
1. La synthèse
La synthèse regroupe les informations essentielles et explique les grandes lignes de votre projet. C’est pour cette raison qu’il est conseillé de la rédiger en dernier.
Soignez votre introduction, elle doit être accrocheuse et pertinente pour susciter l’intérêt et récolter de bonnes impressions dès le début.
2. Expliquez en quoi consiste votre projet
Bien que vous l’ayez survolé dans votre synthèse, le deuxième point de votre plan doit reprendre dans le détail le processus à l’initiative de votre démarche :
- À quels problème ou opportunité votre projet répond-il ?
- Quelles sont les raisons qui vous ont amené à envisager votre projet ?
- Quels sont vos objectifs à long terme ?
- En quoi votre projet est-il en accord avec la stratégie globale de l’entreprise ?
3. Détaillez la situation
À travers cette section, vous apporterez des informations complémentaires sur l’analyse environnementale, financière et concurrentielle.
L’objectif est de préciser le besoin dans un contexte plus vaste en définissant le périmètre de votre étude d’opportunité.
Détaillez les services et les équipes à intégrer au projet ainsi que les ressources externes dont vous allez avoir besoin.
4. Listez les solutions possibles
Évoquez toutes les solutions et les options possibles qui permettent de répondre au problème de départ.
L’intérêt de ne pas aborder uniquement la solution choisie est de démontrer à votre public que vous avez envisagé votre projet sous tous ses aspects.
Expliquez pourquoi vous avez retenu cette solution-ci et sur quels critères. Cela peut être un critère commercial, stratégique, économique…
À lire aussi : Business plan : comment faire ses prévisions financières ?
5. Décrivez les retombées attendues
Le business case repose essentiellement sur l’analyse de la rentabilité financière de votre demande. Ce paragraphe et le suivant sont donc les points les plus importants de votre présentation.
Listez les bénéfices quantitatifs et qualitatifs attendus, c’est-à-dire le ROI (retour sur investissement) de votre projet, et étayez-les de données chiffrées.
Ils peuvent être financiers comme la diminution des coûts ou une augmentation du chiffre d’affaires.
Les bénéfices peuvent aussi être non financiers comme l’optimisation de la satisfaction client, le renforcement de la compétitivité, etc.
C’est aussi le moment de préciser la durée prévue pour que votre projet soit rentable.
6. Chiffrez les coûts et les moyens engagés
Essayez d’être le plus précis possible. Budgétisez votre projet par section (financière, matérielle, humaine…) pour obtenir un budget global le plus proche de la réalité.
N’oubliez pas de chiffrer également les heures de travail qui seront nécessaires pour réaliser votre objectif.
Précisez la provenance de l’investissement : sur le budget de l’entreprise, par une collecte de fonds, un emprunt…
7. Précisez les risques de votre projet
Tout projet comporte des risques et vous devez être en mesure de les identifier.
Créez un plan de gestion des risques dans lequel vous analysez précisément les risques potentiels et leurs impacts sur votre projet.
8. Présentez votre plan de projet
Le plan de projet va vous permettre de démontrer que vous avez déjà planifié et organisé l’ensemble des actions liées à votre projet.
Ce programme de travail prend la forme d’un calendrier comprenant les échéances prévues pour chaque action ainsi que les éléments clés à réaliser pour atteindre vos objectifs.
Notre conseil
Rédiger un business case efficace est un travail long, complexe et fastidieux.
En suivant nos conseils, vous devriez être en mesure de présenter une étude d’opportunité complète et pertinente.
Mais, ne restez pas seul face à cette tâche, demandez de l’aide à votre équipe, vos collaborateurs, votre collègue, etc., et faites appel aux services d’un rédacteur web pour rédiger le business case parfait !
