OFFRE DE SERVICES POUR LA GESTION IMMOBILIERE SYNDIC DE COPROPRIETE - Un texte

OFFRE DE SERVICES POUR LA GESTION IMMOBILIERE
SYNDIC DE COPROPRIETE

BELVAL PLAZA
2-6 PORTE DE FRANCE
L-4360 ESCH-SUR-ALZETTE

En préambule de notre offre de services pour votre résidence, veuillez trouver ci-après le plan d’action que nous pensons mettre en place afin d’assainir et optimiser la gestion dudit immeuble et le bien-être de ses occupants.

Ce plan d’action est basé sur 2 axes majeurs que sont l’analyse et la révision de tous les engagements contractuels puis l’optimisation de la gestion quotidienne grâce notamment à la source d’économie et d’efficacité.
 

PLAN D’ACTION

Comme évoqué, l’efficience de notre mission de syndic impose la mise en place préalable d’un plan d’action incluant dans un premier temps, l’assainissement des engagements contractuels et comptables de la résidence.

1) Assainissement contractuel et comptable :

Il s’agit dans les premières semaines de recenser l’ensemble des contrats et autres engagements de la copropriété (F/R, énergie, sous-traitants, etc.) afin d’examiner leur pertinence, coût, et d’éventuellement les renégocier voire les dénoncer. Et cela, systématiquement sur base de la résiliation de devis auprès de 3 prestataires distincts.

2) Mission de syndic :

Cette mission sera d’autant plus efficace que l’assemblée des copropriétaires lui permettra de développer le plan d’action ci-avant énoncé. De plus, le syndic IMPERIUM offre outre son équipe de professionnels expérimentés, une disponibilité et une proximité de premier ordre sur la ville de Luxembourg.

Pour mémoire, nous sommes installés à Luxembourg, 4 Rue Pierre de Coubertin et notre ambition est d’assurer aux copropriétaires qui nous font confiance, des prestations de qualité avec réactivité et disponibilité, au prix juste.

Ainsi, nous pensons être en mesure d’apporter les réponses aux besoins de votre copropriété tout en optimisant son coût de fonctionnement.
 
OFFRE MISSION DE SYNDIC

Les missions du SYNDIC sont celles prévues par la loi 16 Mai 1975 et du Règlement Grand-Ducal d’exécution du 13 Juin 1975, le règlement de copropriété et le contrat de syndic.

MISSION

La mission du syndic consiste à assurer l’exécution des délibérations des assemblées générales, des dispositions du règlement de copropriété, d’administrer l’immeuble, de pourvoir à la conservation de l’immeuble et de faire procéder de sa propre initiative à des travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble.

Sont compris dans la gestions courante :

- Organisation générale :
 Tenue du conseil syndic précédant l’assemblée générale : vérification des comptes de l’exercice, préparation du budget de l’exercice suivant, préparation de l’ordre du jour.
 Préparation, tenue, constitution du dossier de l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle. Envoi des convocations et diffusion des pièces et information nécessaires aux délibérations (devis, projet, lois, etc.)
 Exécution et suivi des délibérations de l’assemblée générale, rédaction du procès-verbal, tenue des feuilles de présence, tenue du registre des délibérations, diffusion des procès-verbaux.
 Réunion avec le conseil syndical selon l’importance et l’urgence des décisions à prendre.

- Comptabilité et comptes de charge courante :
 Ouverture des fichiers signalétiques des copropriétaires et locations, établissement et mise à jour de la liste des copropriétaires.
 Reprise, respectivement ouverture d’un compte bancaire pour la copropriété et contrôle des extraits y relatifs.
 Tenue de la comptabilité de la copropriété.
 Appels de provisions et fonds sur base d’un budget prévisionnel annuel voté en assemblée générale et recouvrement des appels.
 Appels de fonds intermédiaires pour couvrir des dépenses importantes, extraordinaires et non prévues dans le budget prévisionnel et non couverts par fonds de réserve et/ou fonds de roulement.
 Constitution et gestion du fonds de réserve et du fonds de roulement (fonds de caisse).
 Conservation et gestion des fonds déposés sur livret d’épargne et/ou compte à terme.
 Etablissement des décomptes individuels de chauffage en fin d’exercice (si nécessaire).
 Calcul de la consommation d’eau propriétaire/locataire individuelle en fin d’exercice (si nécessaire).
 Etablissement du budget prévisionnel pour le nouvel exercice sur lequel seront calculées les avances à payer par les copropriétaires.
 Présentation des comptes de gestion, état des créances et dettes, situation de trésorerie et budget prévisionnel.
 Réédition annuelle des comptes, balance copropriétaires, état des débiteurs, créditeurs.
 Etablissement des décomptes propriétaires.

- Règlement des dépenses :
 Contrôle, encodage et paiement des factures courantes.
 Répartition des dépenses entre les copropriétaires.

- Administration journalière :
 Relations quotidiennes avec les propriétaires et locataires en cas de nécessité.
 Correspondance et contact avec les administrations et les fournisseurs.
 Changement de propriétaire : calcul des charges au prorata temporis, mise à jour du fichier signalétique.
 Correspondance et rendez-vous avec experts, notaires ou agents d’assurance en cas de nécessité.

- Relation avec les fournisseurs :
 Choix des fournisseurs en collaboration avec le conseil syndical et sur base des seuls critères de la qualité, des délais d’intervention et des prix.
 Négociations et révisions des contrats de service.

- Assurances :
 Souscription des polices multirisques et responsabilité civile.
 Déclaration des sinistres concernant les parties communes et non causés par un copropriétaire ou un locataire et règlement des indemnités.

 

- Gestion technique des parties communes :
 Appels d’offre, études comparatives des devis (le syndic présentera toujours au moins deux devis au conseil syndical).
 Souscription des contrats d’entretien relatifs aux éléments d’équipement communs et surveillance de leur bonne exécution.
 Le service de sortie et entrée des poubelles (sur devis).
 Le service de nettoyage (sur devis).
 Le service de jardinage et entretien des espaces verts (sur devis).
 Le service d’hiver (dégivrage et enlèvement de la neige) (sur devis).
 Remplacement des ampoules (sur devis).
 Visite hebdomadaire des parties communes et des installations d’équipement commun des lots appartements.
 Mise en place d’une permanence technique 7/7 et 24/24 pour les urgences.
 Vérification des niveaux de combustible, lecture des compteurs principaux d’eau, gaz et autres énergies (en cas de besoin).

- Visites régulières des locaux communs :
 Lecture des compteurs d’eau, gaz, chauffage et électricité (en cas de besoin).
 Contrôle et commande périodique de combustible (en cas de nécessité).
 Commande et surveillance des travaux relevant de la gestion courante (exécution des diverses réparations nécessaires par les divers corps de métiers).
 Conseils pour travaux d’entretien et rénovation.
 Coordination de travaux importants (autres que les travaux relevant de la gestion courante).
• Il sera fait appel à un architecte chaque fois que des travaux d’importance nécessitent une surveillance et une garantie d’expert.
• Le syndic, maître d’ouvrage pour le compte de la copropriété, ne peut en aucun cas donner la garantie d’un maître d’œuvre technicien, seul capable d’offrir cette garantie.
• Les honoraires sont calculés suivant les tarifs indiqués dans le tarif des prestations particulières.

- Divers :
 Conservation des archives de gestion.
 Gestion en fonction des équipements, de la situation et du mode d’occupation de l’immeuble, selon le descriptif de l’immeuble, notamment souscription des contrats d’entretien concernant les éléments d’équipements traditionnels et surveillance de leur exécution.
 

- Prestations particulières ou occasionnelles :
Les prestations ne sont pas comprises dans la mission ordinaire du syndic de copropriété. Ces prestations ne sont pas comprises dans la rémunération de base. Elles font l’objet d’un traitement suivant description et tarif annexé au présent contrat.

- Rémunération (Base : Indice : 794,54) :
Les frais de gérance administrative et technique sont de 20,00 € Hors TVA par mois et par lot principal.

Pour les lots secondaires, les frais de gérance s’élèveront à 5,00 € Hors TVA par mois.

Pour les visites hebdomadaires, les frais de gérance s’élèveront à 1000,00 € Hors TVA par mois.

Un forfait annuel de 35,00 € Hors Tva pour frais de bureau (téléphone, télécopies, enveloppes, papier, etc.) est mis en compte par appartement/studio au début de l’exercice.

Les frais postaux ne sont pas compris dans le forfait annuel.

Pour les tâches énumérées sous le paragraphe « prestations particulières ou occasionnelles », la facturation sera faite à la vacation à l’heure suivant le tableau des tarifs des prestations particulières en annexe. Tout heure entamée sera facturée à 100%. Le tarif des prestations particulières fait partie intégrante du présent contrat et devra être reconnu et signé séparément par le syndicat des copropriétaires.

- Révision de la rémunération :
Il est précisé que toute variation de l’indice des prix à la consommation publiée par la STATEC, entrainera automatiquement et sans mise en demeure préalable une adaptation conséquente des honoraires cités ci-avant. Pour le cas où l’indice des prix à la consommation serait suspendu ou supprimé, il sera remplacé par un indice à fixer à dire d’expert à désigner de commun accord par les deux parties.

Les honoraires de prestations particulières seront révisés comme ceux concernant les honoraires de la gestion courante.
 
Tarif des prestations particulières ou occasionnelles Hors TVA

Ce tarif fait partie intégrante et constituante du contrat générale de syndic

Type de prestation Tarif HTVA À charge de
Assemblées générales extraordinaires

La convocation et la tenue d’une assemblée générale extraordinaire à la demande de la copropriété feront l’objet d’une facturation séparée.
- Tenue de l’assemblée extraordinaire, forfait déplacement inclus.
- Préparation, rédaction courrier, création rapport d’assemblée.

150,00 €

Copropriété
(sur demande explicite de la copropriété)
Vacation

Intervention sur site (pour urgences techniques), études et contentieux juridiques, procédures en demande et défense, suivi de travaux, suivi de dossier construction, dommages ouvrage, garantie décennale, recrutement, remplacement employé, ouvriers immeubles, expertises.

Coût horaire pendant les heures de bureau :
Les heures ouvrables de l’agence sont de 9h00 à 18h00 du Lundi au Vendredi. Les prestations réalisées hors des heures ouvrables, les jours féries et weekend seront majorées de respectivement 50 et 100%

50,00 € / heures

Copropriété
Frais administratifs

Location d’une salle de réunion et matérielle logistique de réunion.

Frais privatifs en cas de mutation :
Facturation suivant facture de l’établissement

70,00 €

Copropriété

À charge du copropriétaire concerné
Gestion des impayés – précontentieux

Relance :
2ème rappel :
Mise en demeure :
Opposition :
Constitution et remise dossier à huissier ou avocats :
Suivi de procédure :

Gratuit
10,00 €
20,00 €
40,00 €
100,00 €
Tarif horaire

À charge du copropriétaire en défaut de paiement

Luxembourg, le 9 Juin 2018,

IMPERIUM